COVID-19, télétravail et box internet : quels frais prennent en charge les employeurs ?

Italie confinée, États-Unis fermant leurs frontières aux ressortissants, Chine qui se remet difficilement au travail après deux mois de crise : affirmer que le COVID-19, ou coronavirus, laissera des séquelles est un euphémisme. En France, si le gouvernement n’a pas ordonné le confinement, la situation inquiète indéniablement. Ce jeudi 12 mars, 60000 employés avaient demandé le chômage partiel, et de nombreuses entreprises préconisent le télétravail pour réduire les risques de contamination.

Devant cette crise sanitaire, dont la propagation est la responsabilité de tout un chacun, de nombreuses questions restent en suspens. Quelle est la meilleure alternative afin de poursuivre l’activité des entreprises, en dépit du risque représenté par la pandémie ?

Au gré de l’évolution de cette dernière, le télétravail risque d’être privilégié par les sociétés. Quels seraient alors les frais que l’employeur devrait régler pour les box internet personnelles de ses employés ?

Coronavirus et solutions pour les employeurs : l’option du télétravail

Depuis son apparition à la fin de l’année 2019, le coronavirus ne cesse d’alimenter les conversations. Touchant désormais 116 pays, répartis sur les cinq continents, et 119 000 individus, cette épidémie ayant pour berceau le marché local de Wuhan, en Chine, inquiète les populations du monde entier. Jusqu’à présent, un peu plus de 4000 individus ont succombé devant le virus. En France, le bilan ne cesse de s’alourdir, jour après jour. Si 2300 cas ont été recensés dans l’Hexagone, une cinquantaine de décès sont à déplorer. Des chiffres qui devraient s’alourdir, en attendant l’allocution télévisée du Président de la République Emmanuel Macron, dédiée au COVID-19.

La pandémie du coronavirus inquiète le monde entier.

Devant le danger représenté par ce que l’Organisation Mondiale de la Santé a caractérisé comme pandémie, les employeurs ont à cœur de protéger leurs activités. Afin d’éviter un taux record d’absentéisme professionnel, et une contamination globalisée, les entreprises ont recours à des méthodes de travail alternatives. Parmi celles-ci, le télétravail est privilégié durant la crise du COVID-19, ou plus exactement le home office lorsqu’il est ponctuel.

Par ce biais, les salariés peuvent exercer leur profession depuis leur domicile. Les avantages sont nombreux, en ces temps obscurs. Le trajet, souvent passé au sein de métros, bus ou tramways bondés, ne présente plus de risques. L’employé peut également bénéficier d’une concentration accrue à l’exercice de son activité, pourvu qu’il puisse organiser convenablement son environnement personnel. Néanmoins, l’évolution de cette pratique pourrait inquiéter plus d’un employeur, soucieux de la prise en charge des frais personnels de leurs salariés. Comment s’effectue la prise en charge des box internet et des ordinateurs utilisés en télétravail ?

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Télétravail et coronavirus : l’employeur doit-il vous rembourser certains frais ?

Ironie du sort, c’était déjà sous l’égide de l’actuel Président, Emmanuel Macron, qu’avait eu lieu la réforme du Code du Travail en 2017. Trois ans plus tard, la nouvelle législation encadrant le télétravail n’a jamais été autant d’actualité, avec le coronavirus. Devant la démocratisation progressive du télétravail pour les professions pouvant s’y prêter, les frais attenants peuvent être vecteurs d’inquiétude. Que dit la réglementation au sujet du télétravail et de la rémunération des box internet alors utilisées ?

Télétravail : une indemnité journalière pour l’utilisation du domicile ?

Le télétravail est une démarche facilitée par la démocratisation, durant ces deux dernières décennies, d’Internet dans les foyers français. Le domicile, utilisé en tant qu’espace de travail, contient de nombreux équipements indispensables au bien-être de l’employé. Électricité, eau, Internet, et d’autres commodités sont ainsi utilisés. La reforme du Code du Travail, survenue en 2017, a cependant bouleversé la prise en charge des frais consécutifs à l’utilisation professionnelle de la résidence personnelle.

Les modalités inhérentes au télétravail ont été facilitée par Emmanuel Macron avant la pandémie du COVID-19.

• Ce que disait la réglementation avant la réforme :
  • l’article L1222-9 du Code du Travail et la loi du 22 mars 2012 encadraient jusqu’alors le télétravail. Dans cette réglementation, les employeurs devaient déterminer les frais attenants à l’utilisation d’un domicile personnel pour télétravail.

• La réglementation depuis la réforme du Code du Travail pour le télétravail et l’utilisation de box internet :
  • désormais, les employeurs n’ont plus à assumer des frais au prorata, liés à l’utilisation du domicile. L’URSSAF a mis au point un barème simplifié concernant le télétravail à cet égard. Une allocation forfaitaire est mise en place, plafonnée à 10€ par mois, exonérée des contributions et charges sociales. Cette somme correspond à un jour de télétravail par semaine au cours du mois. Elle augmente en fonction selon le nombre de jours alloués au télétravail dans la semaine.

De fait, la réforme du Code de Travail inhérente à l’année 2017 allège les frais revenant aux employeurs. Ceux-ci n’ont plus à déterminer au cas par cas les frais liés aux télétravail du domicile d’un salarié. L’employé n’a, de son côté, plus besoin de produire des justificatifs de l’utilisation exclusivement professionnelle de son domicile. La mesure, toutefois, reste de mise si le remboursement excède ce plafond.

Abonnement internet : un remboursement au prorata en cas de télétravail durant une pandémie ?

L’utilisation d’une box internet dans l’espace personnel, et à des fins professionnelles, est également couverte par les reformes du Code du Travail. Il faudra cependant présenter des justificatifs témoignant du volume horaire réel de connexion effectué. Là encore, mieux vaut harmoniser les frais remboursés par la direction par un accord préalable. Il est important de savoir que tous frais ne présentant pas de justificatifs pourraient être établis comme indemnité complémentaire. Cette caractérisation ne permettrait pas d’être exonéré des contributions sociales.

Le calcul à adopter est, idéalement, établi par l’entreprise en amont. L’URSSAF précise tout de même qu’en cas de pandémie grippale, l’employeur sera exonéré des cotisations sociales s’il parvient à établir le volume horaire précis des connexions de ses employés, et cela, sans plafond prévu.

Si en revanche, l’employeur ne peut établir ce volume qu’en vertu des déclarations de ses salariés, la donne change. Les cotisations sociales seront retenues de 50% selon le volume maximal d’heures déclaré. Il convient donc d’établir des règles et principes fixes entre employeurs et salariés, afin de pouvoir introniser le télétravail dans des conditions idéales pour les deux parties.

Coronavirus : utilisation d’un ordinateur personnel durant le télétravail

La législation encadrant l’utilisation d’un équipement informatique personnel concerne davantage des accords particuliers. Afin de favoriser le télétravail, les entreprises doivent fournir l’équipement correspondant à l’activité du salarié. Ainsi, ce dernier peut obtenir le prêt d’un ordinateur pour mener à bien ses tâches. Selon sa préférence, il peut toutefois préférer utiliser son propre équipement informatique. L’accord liant les deux parties reste à leur discrétion néanmoins.

Comme l’indique l’URSSAF, « il est conseillé de résoudre avant le début du télétravail toutes les questions relatives aux équipements de travail, à la responsabilité et aux coûts« . L’employeur, dans le cadre d’un télétravail ponctuel, n’aura toutefois à prendre en charge que les frais correspondants à la perte ou l’endommagement physique ou logiciel du matériel personnel du salarié. Le remboursement, en revanche, est intégral lorsqu’il concerne du télétravail continu et intrinsèquement lié à l’activité professionnelle.

Comment instaurer le télétravail dans son entreprise durant le coronavirus ?

La crise du coronavirus attire les projecteurs sur la pratique croissante du télétravail. Si les chiffres du mois de mars restent inconnus à ce jour, une enquête avait été menée au cours du mois de février. Au début de la crise du COVID-19, 27% des entreprises incitaient leurs salariés à travailler depuis leur domicile ; dans le même temps, 36% des employés avançaient avoir été incités à travailler depuis chez eux. La justification est un cas de force majeure : éviter toute contamination, ou l’arrêt de travail, terrible pour l’économie des entreprises.

Le télétravail peut être imposé par les employeurs en cas d’épidémie.

Là encore, les ordonnances attribuées à Emmanuel Macron datant de 2017 ont facilité l’essor de cette pratique. Auparavant, elle faisait l’objet d’un avenant au contrat, ou dans le contrat signé par les deux parties. Par ailleurs, sa mise en place se faisait au cas par cas, et uniquement dans le cadre d’un télétravail régulier. Aujourd’hui, la réforme a bouleversé ces habitudes. Le télétravail occasionnel est reconnu au même titre que le travail à domicile régulier. Dans un autre temps, il n’est plus mis en place par le biais d’une mention au sein du contrat. Le télétravail peut s’ordonner par simple accord avec le salarié, que cette entente s’opère par mail, courrier, ou à l’oral.

L’entreprise ne peut imposer le télétravail à ses employés, à une seule exception, pertinente aujourd’hui. Seules des « circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie » peuvent motiver une telle obligation. Ceci, afin d’éviter toute contamination et favoriser la protection des employés. De prochaines réglementations pourraient, selon l’évolution de la pandémie sur le territoire français, être promulguées sous peu.

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